La importancia de llevar un registro completo del legajo de los colaboradores

En toda organización, la gestión adecuada de la información de los colaboradores es un aspecto clave tanto para el cumplimiento legal como para la administración eficiente del talento. Contar con un legajo bien estructurado permite disponer de datos confiables, actualizados y seguros, lo que favorece la toma de decisiones y asegura transparencia en la gestión de personas.

Cumplimiento legal y seguridad administrativa

Uno de los principales motivos para llevar un registro ordenado del legajo es cumplir con las obligaciones legales y laborales. Los documentos contractuales, permisos, licencias, exámenes médicos y otros antecedentes forman parte de la trazabilidad que exige la normativa vigente. Tenerlos digitalizados y accesibles garantiza no solo el cumplimiento, sino también la reducción de riesgos frente a auditorías o conflictos.

Información de contacto y gestión operativa

Los datos personales y de contacto de los colaboradores son esenciales para la comunicación fluida y la resolución de situaciones operativas. Saber cómo ubicar a un empleado, a quién contactar en caso de emergencia o disponer de datos bancarios actualizados es fundamental para la continuidad de las operaciones.

Capacitaciones y desarrollo profesional

El registro de capacitaciones, entrenamientos y certificaciones permite trazar la evolución de cada colaborador. Con esta información, las organizaciones pueden identificar fortalezas, detectar necesidades de formación y construir planes de carrera más efectivos. Además, el historial de aprendizaje funciona como evidencia del compromiso con el desarrollo profesional y la mejora continua.

Historia laboral y experiencia previa

Incorporar antecedentes de estudios, experiencia y conocimientos en el legajo ofrece una visión integral del colaborador. Esta información no solo ayuda en la asignación de proyectos y responsabilidades, sino que también aporta valor en los procesos de movilidad interna y planes de sucesión.

Flexibilidad y personalización con hrAdvant

Cada organización tiene necesidades distintas en la gestión de datos. En hrAdvant, la información del legajo es completamente configurable:

• Tipos de datos: campos numéricos, textos, fechas, listas desplegables, campos auto-calculados (por ejemplo, para determinar la antigüedad en la compañía), imágenes (como la foto del colaborador) o tablas para registrar estudios y conocimientos.
• Roles y permisos: cada empresa define qué campos pueden ser cargados por el propio colaborador (y posteriormente confirmados por Capital Humano), cuáles son de solo lectura, y cuáles son confidenciales (como remuneraciones o bonos).

Este nivel de flexibilidad asegura que el legajo no sea solo un repositorio estático, sino una herramienta dinámica, alineada a la estrategia de la organización y a la cultura de confidencialidad que cada compañía desee implementar.

Conclusión

Llevar un registro integral y flexible del legajo de los colaboradores es un pilar de la gestión de personas moderna. Permite cumplir con la ley, mejorar la comunicación, potenciar el desarrollo del talento y tomar mejores decisiones organizacionales. Con hrAdvant, cada empresa cuenta con la posibilidad de definir, adaptar y administrar la información de manera segura, personalizada y estratégica.